生命保険協会｜乗合代理店業務品質評価運営
【2025年度版】No.22-3-1｜④募集時の禁止行為・著しく不適当な行為）【特定関係法人等に係る管理・報告態勢】についてみていきましょう！
❙ 設問
【2025年度版】No.22-3-1｜以下の事項が明文化され従業員がいつでも閲覧可能な状態になっている
【特定関係法人等に係る管理・報告態勢】
✓特定関係法人等の範囲の一覧表に関し、記載内容に変更のある都度、速やかにその情報を更新し、また更新したことを代理店内に周知すること
❙ 業務品質評価基準ガイドライン要件
まずは、業務品質評価基準ガイドラインの記載事項について確認していきましょう。
［引用元］生命保険協会｜業務品質評価基準ガイドライン2025年度版 2025年2月26日作成
【項目区分】
基本項目
【証跡資料例】
①および②の提出が必要
① コンプライアンスマニュアル、保険募集マニュアル
② 閲覧可能な状態がわかるもの（イントラネットの画面コピー等、オンサイトでの確認も可）
【達成条件】
✓ 特定関係法人等を管理する部門が、特定関係法人等の追加や変更がある都度、速やかに更新し、更新した旨を社内に周知する方法について記載があること（以下例示）。
・コンプライアンス部は特定関係法人等の追加や変更がある都度、速やかに更新し、更新した旨を全従業員にメールで周知する。
且つ
✓ 規程・マニュアル等が特定関係法人等の管理を所管する部門の従業員にいつでも閲覧可能な状態となっていることが、イントラネットの画面コピーやオンサイトで確認できること（以下例示）。
・ファイルサーバーやイントラネットの掲示板に掲載していること。
・冊子として各拠点に配布していること。
※No.22は、22-1-1～22-5の全ての項目（「3.対象外」を選択した項目は除く。）が、「1.はい」であれば達成。
【未達成例】
✓ 役員・使用人の兼業・副業先において、その兼業・副業者が役員等になっている法人で、調査対象の募集代理店と人事交流がある等密接な関係があるにも関わらず、特定関係法人等の範囲の一覧から漏れている。
❙ 当設問達成のためのKFS
この設問は基本項目であるため、乗合代理店業務品質評価運営認定のためには必ず達成しないとならない項目です。
①特定関係法人等を管理する部門が、特定関係法人等の追加や変更がある都度、速やかに更新し、更新した旨を社内に周知する方法について記載があること
証跡資料例記載のコンプライアンスマニュアル、保険募集マニュアルにて、特定関係法人等を管理する部門が、特定関係法人等の追加や変更がある都度、速やかに更新し、更新した旨を社内に周知する方法について記載があることが必要です。
記載内容としては、特定関係法人等の追加や変更、更新周知をどの部門／担当がおこなうのか、また社内の周知方法としてどういった手段で周知をおこなうのかといった具体的なルールを押さえておく必要があります。
②規程・マニュアル等が従業員にいつでも閲覧可能な状態となっていることが、イントラネットの画面コピーやオンサイトで確認できること
証跡資料例記載のコンプライアンスマニュアル、保険募集マニュアルが、従業員が閲覧可能な状態（保管場所、イントラネット等）になっている必要があり、その証跡エビデンスの提出が必要です。なおマニュアルが従業員に配布されている場合には、オンサイト検査にて検査官より確認を受ける場合もあります。
❙ 回答例
【詳細説明】
・特定関係法人等を管理する部門が、特定関係法人等の追加や変更がある都度、速やかに更新し、更新した旨を社内に周知する方法は、「XXX_コンプライアンスマニュアル」のP.XXに記載しています。
・「XXX_コンプライアンスマニュアル」はイントラネット「●●●●（●●●●はイントラネットの名称）」のフォルダ「▲▲▲▲」に掲載されており、全従業員が閲覧可能な状態としています。
【証跡資料】
・XXX_コンプライアンスマニュアル
・XXX_イントラネット画面コピー-フォルダ「▲▲▲▲」
❙ もしわかりづらい場合は
資料のサンプル提供や必要な態勢整備など、当社ではさまざまなサポートメニューがあります。
提出するエビデンスのことや、実際の社内の態勢整備についてご質問などあれば、ぜひ当社へお問い合わせください！
